SASAKIの備忘録

日々の出来事や感情を忘れないように・・・

【Office365】クイックアクセスツールバーを使ってみよう!

年度末に向かって成績表の整理に追われています・・・

成績表に限らず,学校での文書作成は主にMicrosoft

Office関係を使うことが多いです。

 

そこで今日はOfficeを快適に使うために,

私自身が行っている設定を紹介したいと思います。

 

今日,紹介するのはこちら・・・

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クイックアクセルツールバーです。

Officeでよく使う操作を瞬時に使うためのものになります。

保存や印刷はもちろん,いろいろなものをツールバー

割り当てることができます。

これを使うのと使わないのとでは,10秒~30秒ほど操作に差が出ます。

授業の合間にいろいろやらなくてはいけないこの職業。

1秒たりとも時間をむだにできません。

ぜひ,クイックアクセスツールバーを使ってほしいと思います。

 

今回はWord(Office365)での操作方法をお伝えしたいと思います。

 

1 クイックアクセスツールバーの使い方

 使い方は簡単です。ただクリックするだけ!

 例えば,こちらのフロッピーディスクのアイコンは,

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 「上書き保存」してくれるものになります。

 「名前を付けて保存」をしていなければ,「上書き保存」ではなく,

 そちらが優先になり,実行されます。

 通常,「名前を付けて保存」をする場合,

 「ファイル」→「名前を付けて保存」となります。

 編集画面から別な画面へ移動して操作する必要があります。

 マウスを動かす範囲も広がり面倒です・・・

 しかし,クリックアクセスに登録しておくと

 「アイコンをクリック」→「名前を付けて保存」となり,

 編集画面で「名前を付けて保存」ができるようになります。

 アイコンをクリックすると,こんな画面が出てくるので,

 ファイル名と場所を選んで保存するだけ。

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 クイックアクセスツールバーの使い方は

 単純でクリックするだけになります。

 自分がよく使うものを登録しておくと操作が格段に速くなります。

 次に登録方法を紹介したいと思います。

2 クイックアクセスツールバーの設定の仕方

 「表の挿入」を例に紹介したいと思います。

 まず「挿入タブ」をクリックして,「表」までいきます。

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 次に,「表」にマウスをもっていき,右クリックします。

 そうすると,次のようなウィンドウが出てくるので,

 「クイックアクセスツールバーに追加」をクリックします。

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 すると,クイックアクセスツールバー

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 「表」のアイコンが追加されます。

 登録手順はたったこれだけです。

 実際に「表」のアイコンをクリックすると,

 いつもの表の挿入画面が出てきます。

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3 おすすめクイックアクセス

 1.図形の挿入

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 数学の教員はよく使うのではないでしょうか。

 資料を作成するときもよく使いますよね。

 挿入タブを押さなくても直接,できるのは本当に便利です。

 2.数式の挿入

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 π(パイ)のアイコンは数式を直接挿入するものになります。

 数学のプリントをつくるときに多用します。

 「Alt+Shift+=」のショートカットでもできます。

 

 3.改行の挿入

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 長い文章を作るときに便利です。特に指導案や

 行事計画を作るときに多用します。

 

 この他にもたくさんのアイコンがあります。

 PDF化や音声読み上げなどがありますので,

 そちらの登録方法を紹介します。

4 いろいろなアイコンを登録してみる 

 WordファイルをPDFで保存したり,

 音声読み上げをしたり,

 ワンクリックで印刷したり,

 とまだまだアイコンはありますのでそちらの登録をしてみます。

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 クイックアクセスツールバーの一番右側にある下三角マークを

 クリックします。するとこのような一覧が出ます。

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 この一覧内の

 「クイック印刷」「音声読み上げ」をクリックすると

 アイコンを登録できます。

 登録しているアイコンにはチェックマークがつきます。

 「クイック印刷」はクリックしただけで既定のプリンターから

 印刷することができます。プレビュー画面や部数の設定は

 できませんので注意してください。

 「音声読み上げ」は選択した文章を読み上げてくれる機能です。

 長い文章を作ったときに,言い回しの確認をするときに,

 印刷した紙とペンをもってにらめっこする必要がなくなります。

 機械が読んでくれているのを聞いてチェックすることができます。

 漢字の読み方にはクセがあるので慣れが必要です。

 大学の教授はこれを使って英語の発音を勉強していたと

 言っていました・・・

 

 さて,PDFとして保存するはこの中にないので,

 「その他のコマンド」をクリックします。

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 するとこのような画面に出ます。

 いろいろなアイコンを登録できそうです。

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 面右側の枠に入っているアイコンがすでに登録されているものです。

 左の枠で追加したいものをクリックして,追加を押すと

 登録することができます。

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 PDFとして保存するアイコンを選ぶには,

 「コマンドの選択」をクリックして,

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 「すべてのコマンド」をクリックします。

 すると一覧がアルファベット順に出てくるので,「P」のところまで,

 スクロールします。

 そうすると下のように,

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 「PDFまたはXPS形式で発行」と出てくるのでこちらを追加します。

 これがPDFとして保存するクイックアクセスになります。

 すごく便利なのでぜひ,追加してほしいと思います。

 政府のGIGAスクール構想で教員にiPadが配られていると思いますが,

 iPadはPDFを読むために最適なガジェットですので,

 行事計画や司会進行の原稿などなど使える場面は,

 たくさんあると思いますので,ぜひ活用してほしいと思います。

 

 

いかがだったでしょうか,今回はOfficeの

クイックアクセスツールバーについて紹介しました。

Word以外にもExcelPowerPointでも使えますので,

お好みのものを登録して作業を効率化してみてください。

 

もっと楽な方法や,私ならこうするなど体験談などありましたら,

お問い合わせより連絡いただけると嬉しいです。